Etiqueta corporativa: como agir no dia a dia…

Seja em uma reunião de negócios, seja para os processos de Recrutamento e Seleção ou no convívio com os colegas de trabalho, várias são as situações que o executivo pode se deparar em um jantar de negócios ou até mesmo em um processo de Recrutamento e Seleção. Ter em mente que a seriedade e o profissionalismo sempre ganharão pontos, vamos a algumas dicas úteis e infalíveis!

Jantares

• Quando for a um restaurante com um cliente, evite pedir comidas como pernas de caranguejo, ostras, peixes com espinhos, costelas ou outros pratos complicados. Eles podem fazer uma bagunça na mesa.  Outros dois erros comuns durante um almoço ou jantar de negócios são beber muito álcool e pedir o item mais caro do cardápio.

 

E-mail

• Use as mesmas regras de pontuação e concordância que você usaria em uma carta. Cuidado para não parecer antiprofissional e preguiçoso. Emoticons devem ser raramente ou nunca usados.
• Se você pretende usar uma conta de e-mail pessoal para assuntos profissionais, escolha um endereço que tenha algum senso de profissionalismo. Evite endereços que sejam muito casuais ou pessoais.
• Seja cuidadoso ao “responder a todos” ou ao copiar outras pessoas em seus e-mails. Certifique-se de que a pessoa copiada realmente tem interesse no assunto.

 

Piadas

• Humor é um tema complicado no ambiente de trabalho. Nunca faça comentários sobre religião, gênero, raça ou preferência sexual. Não envie piadas por e-mail para conhecidos do trabalho. Você pode pensar que elas são hilárias, mas nem todo mundo pode achar o mesmo.
• Profissionais de TI trabalham com deadlines muito apertados, e por isso considere o humor uma ferramenta de amenizar a tensão. Ser afável fará com que seus colegas se sintam confortáveis e contribuirá para a efetividade do time.

 

Confidencialidade

• Se um colega te conta algo pessoal, guarde segredo. Se ele quiser que outras pessoas saibam, ele mesmo contará. Não faça fofocas sobre ex-funcionários ou colegas da empresa. As pessoas pensarão que você fará o mesmo com elas.
• Profissionais frequentemente lidam com assuntos confidenciais, como informações de clientes ou direitos autorais de programas. Essas informações não devem ser reveladas a ninguém, inclusive amigos e contatos profissionais.

 

Apresentações

• Cheque se tudo está funcionando antes de uma apresentação – microfones, arquivo de Power point e projetor.
• Faça sua apresentação como você gostaria que fizessem para você. Fale claramente, não ultrapasse o limite de tempo e deixa um tempo suficiente para perguntas e respostas.
• Se for assistir a uma apresentação, chegue na hora, desligue o celular, evite comer ou beber e não participe de conversas paralelas. Se chegar atrasado, use uma entrada discreta. Se for sair mais cedo, sente-se perto da porta e saia discretamente.
• No momento das perguntas e respostas, faça questões concisas – não tente ofuscar o apresentador mostrando todo o seu conhecimento sobre o tema.

 

Ouvir

• Ouvir significa mais do que esperar sua vez de falar. Concentre-se nas palavras da outra pessoa e não se distraia, para não perder algum ponto importante. Resista ao impulso de falar quando alguém faz uma pausa, porque ela pode estar apenas procurando uma palavra. Espere um momento, e então fale.
• Profissionais de TI geralmente atendem usuários finais de outros departamentos. Enquanto conversa pessoalmente com eles, mostre atenção com a linguagem corporal – sorria, concorde ou discorde, conforme o caso. Da mesma forma, quando falar ao telefone, use interjeições que confirmem que você compreende o que é dito.

 

Maneiras ao telefone

• Quando ligar para uma pessoa, sempre pergunte se ela tem tempo para falar antes de iniciar o assunto.
• Quando deixar uma mensagem em caixa postal, sempre diga seu nome (soletre-o se necessário), número de telefone, empresa, data e motivo da ligação. Repita seu nome e número ao fim da mensagem. Não deixe uma mensagem longa.
• Na sua caixa postal, a mensagem deve conter seu nome, nome da empresa, departamento e cargo, e a garantia de que você retornará as ligações. Tente retornar em menos de 24 horas.

 

Viva-voz

• Sempre peça permissão antes de colocar a ligação em viva-voz. Não é apenas etiqueta: não fazê-lo pode ter conseqüências legais.
• No início da conference call, apresente todos os participantes, inclusive os que estão na sala sem falar. Se há muitas pessoas na sala ou se as pessoas não se conhecem, apresente-se antes de falar. Se você tem uma dúvida endereçada a algum participante, diga o nome dele antes da pergunta.
• Fale claramente e devagar. Faça uma pausa para se certificar de que o outro terminou a sua fala. Aparelhos de viva-voz podem cortar a voz às vezes.

 

Reuniões

• Timing é tudo, especialmente quando foi você quem convocou a reunião. Comece na hora – esperar 15 minutos irá apenas encorajar e premiar os atrasados. Da mesma forma, especifique um horário de término para os outros poderem se planejar. Reserve os cinco últimos minutos da reunião para planejar a próxima.
• Tenha certeza de que cada convidado para a reunião tem expertise no assunto a ser abordado e será afetado pela discussão. Se for convidado, estude sobre os tópicos a serem abordados e reveja o que será discutido.
• Evite usar laptops em reuniões e apresentações, a não ser que seja para anotar o que está sendo dito. Seja respeitoso com quem apresenta.

 

Negatividade

• Negatividade é como um vírus – ela se expande. Por outro lado, negar um problema óbvio também não é produtivo – é melhor identificar o que está errado e colaborar para uma solução.

 

Política corporativa

• Cuidado com colegas muito ambiciosos, que podem fazer tudo para crescer na carreira, mesmo que isso envolva dizer coisas deselegantes e mentiras sobre colegas.
• Mantenha um relacionamento cordial e profissional com seus chefes e colegas. Seja amigável e aberto, mas não divida detalhes íntimos sobre sua vida pessoal – um pouco de distância psicológica é saudável.

 

Saindo da empresa

• Dê a notícia de sua saída pelo menos duas semanas antes, ou mais, se for levar tempo para recolocá-lo. Mas esteja preparado se a empresa quiser que você saia antes.
• Faça com que essa transição não seja traumática para quem fica no seu departamento. Principalmente, quando envolver projetos complexos, deixe prontos documentos informando o status de cada tarefa.
• Saia nos melhores termos possíveis, mesmo se a situação for complicada. Evite expressar raiva a seu chefe ou aos colegas – você pode precisar deles como referências.
• Não use a última reunião com o gestor como um fórum para expressar suas frustrações ou procurar vingança, mas dê um feedback honesto e construtivo.

 

Texto adaptado pela HR Hunter