O prazo está curto? Confira dicas de como otimizar seu tempo no trabalho.

A frase “tempo é dinheiro” nunca foi tão bem colocada como nos dias atuais, em que cada vez mais profissionais precisam se desdobrar para realizar suas funções e entregar suas atividades em prazos cada vez mais enxutos. Para ajudá-los, muitas empresas vêm tentando desenvolver em sua equipe a capacidade de organização do tempo que, se feita adequadamente, pode evitar o estresse e ainda o pagamento de muitas horas extras.

Mas nem tudo é tão fácil quanto parece. A maioria dos profissionais atualmente têm enfrentado problemas para se adequarem a esta demanda: a ausência de foco, as muitas obrigações de trabalho e a falta de planejamento são algumas delas.

Vamos então a algumas dicas que podem ajudar tanto o profissional quanto seu gestor a administrar melhor o tempo

1. Estabeleça prioridades: é importante saber quais prazos são os mais urgentes a serem entregues. Uma forma eficaz para isso é utilizar o quadrante do tempo, no qual o profissional irá separar suas atividades em Crises (importante e urgente), Urgências (urgente, mas não importante), Planejamento (importante mas não urgente) e Rotina (nem importante e nem urgente).

2. Discipline reuniões: um grande erro dos chefes ou CEOs das empresas está na convocação de seus colaboradores para uma reunião sem uma pauta já pré-definida. “Qualquer reunião deve ter um moderador que esboce antes os pontos que serão abordados em sua realização. Estipule um horário fixo: se é uma hora de reunião, não ultrapasse o horário. Os profissionais perderão o foco e irão se interessar por qualquer outra coisa.

3. Estabeleça códigos de conduta: a expressão é estranha, mas disciplinar os horários para conversas, para atender o telefone e responder um e-mail é necessário. Para agilizar uma conversa, converse em pé, ela tenderá a ser mais breve.

4. Evite o acumulo de funções que não sejam suas: mostre que trabalho e pró-atividade têm limites. Acumular tarefas que vão além de suas obrigações o deixarão malvisto pelo chefe, já que você terá muitas atividades, mas não conseguirá entregar nenhuma.

5. Tenha um ócio criativo: o descanso é preciso para alguém ser produtivo. Sendo assim, 15 a 20 minutos de intervalo entre cada atividade o farão render mais do que horas pulando de uma tarefa para outra.

6. Nem tudo é culpa do empregado: é fundamental o chefe gerenciar as atividades dos seus profissionais determinando prazos, metas, objetivos e estipulando horários.

7. Você e seu emprego não são a mesma coisa: separar vida profissional com a particular é importante para um descanso mental.

 Texto adaptado pela HR Hunter